הכספים שנעלמים לעמותות – ואיך אפשר להציל אותם

עשרות אלפי שקלים בחודש – לפעמים אפילו מאות אלפים – נעלמים לעמותות בלי שאף אחד שם לב.

הסיבה? תקלות, חוסר תיאום ומערכות שלא מתקשרות זו עם זו.

אנחנו רואים את זה בכל שנה מחדש, בעשרות אלפי תרומות שעברו ליד העמותה – אבל לא נכנסו לחשבון הבנק שלה.

להלן הסיבות המרכזיות – והמחיר שהן גובות:

—

1️⃣ הכחשות עסקה שלא משתקפות ב־CRM

תורם פונה לחברת האשראי ומבטל עסקה בטענה שלא ביצע אותה – אבל המידע הזה לא מגיע למערכת ה־CRM של העמותה.

התוצאה: התרומה ממשיכה להופיע במערכת כתקינה, והעמותה לא יודעת שיש בעיה – עד שהכסף כבר ירד מההכנסות.

—

2️⃣ ביטולי הוראות קבע שלא משתקפים במערכת

חברות האשראי מקבלות ביטול הו"ק, אך המידע לא מסונכרן עם המערכת הפנימית.

המשמעות: התרומות מפסיקות, אבל העמותה מגלה את זה באיחור – כשהפערים כבר מצטברים.

—

3️⃣ תורמי חד־פעמי שלא מקבלים פנייה חוזרת

תורם ח"פ הוא פוטנציאל אדיר להמרה להו"ק – אם פונים אליו בזמן.

מערכת CRM שלא מקפיצה את הנציגים ליצור קשר באופן יזום, פשוט משאירה כסף על הרצפה.

—

4️⃣ תרומות שהסתיימו – ואיש לא שם לב

הו"ק נגמר, הכרטיס פג תוקף, או שסכום מסוים הועבר למשך תקופה מוגבלת – אבל אין מעקב שמחזיר את התורם לשיחה.

כל חודש שעובר בלי פנייה מחודשת – הוא הפסד נטו.

—

5️⃣ סירובים שלא מטופלים בזמן

כשחברת האשראי מסרבת לעסקה, יש חלון זמן קצר מאוד שבו ניתן לטפל בבעיה – לעדכן פרטי תשלום, להחליף כרטיס, או לתאם מחדש.

פספוס החלון הזה שווה אובדן כמעט ודאי של התרומה.

—

6️⃣ שורת סליקה לא מוכרת

תורם רואה בחשבון הבנק שלו שורת חיוב לא ברורה – ומבטל יזום.

הפתרון: סליקה עם שם ברור ומוכר, מותאם לעמותה, שמונע בלבול.

—

7️⃣ חוסר מענה מהיר לפניות תורמים

בזמן אמת – הדקות הראשונות אחרי פנייה הן קריטיות.

עמותות שלא עונות מהר, מאבדות תורמים, במיוחד כשיש תחושת חוסר ודאות.

—

8️⃣ שליחת קבלות מאוחרת

קבלה שמגיעה ימים אחרי התרומה – משדרת חוסר סדר.

שליחה מיידית יוצרת חוויית תורם חיובית ומגבירה את הסיכוי לתרומות נוספות.

—

9️⃣ חוסר הבנה בכספות אשראי והחלפות כרטיסים

המערכת הבנקאית וחברות האשראי מציעות פתרונות לשמירת פרטי כרטיסים והחלפתם אוטומטית במקרה של אובדן או פקיעת תוקף.

עמותות שלא מכירות את הכלים האלו – מפסידות כסף מיותר.

—

🔟 חוסר באסטרטגיות לצמצום ביטולים

יש טכניקות מוכחות להפחתת ביטולי הו"ק – מניסוח פניות, דרך שימור רגשי, ועד שינוי מועדי חיוב.

ללא אסטרטגיה – הביטולים פשוט ממשיכים.

—

📌 המסקנה שלנו מניסיון עם מאות עמותות

כל סעיף ברשימה הזו הוא צינור דולף.

עמותה ממוצעת מאבדת כך אלפי תורמים – ולעיתים מיליוני שקלים בשנה.

אנחנו יודעים איך לאטום את הצינורות האלו, בזכות ניסיון של מאות עמותות ועשרות אלפי תורמים שטופלו אצלנו.

ההבדל בין עמותה שמנהלת את זה נכון לבין עמותה שמתעלמת – הוא ההבדל בין מערכת תרומות יציבה וגדלה לבין מאבק יומיומי לסגור את החודש.